Microsoft 365 en entreprise : Avantages et inconvénients pour une gestion optimale de votre SI

Dans un environnement professionnel en constante évolution, Microsoft 365 s’est imposé comme une solution incontournable pour les entreprises. Anciennement connu sous le nom d’Office 365, cet outil offre une suite complète de services en ligne : messagerie, collaboration, stockage cloud et sécurité avancée.

Mais Microsoft 365 est-il réellement la meilleure solution pour toutes les entreprises ? Dans cet article, nous analysons les avantages et les inconvénients de cette plateforme, en illustrant nos propos avec des exemples concrets d’entreprises normandes.

Microsoft 365 permet aux employés de travailler de n’importe où, avec une simple connexion internet. Grâce à des outils comme Teams, SharePoint et OneDrive. Voici un aperçu de chacun de ces outils :

Microsoft Teams est une plateforme de communication et de collaboration qui permet de discuter en temps réel, organiser des réunions en ligne, partager des fichiers et travailler sur des projets en équipe. Tout est centralisé pour améliorer la productivité et faciliter la collaboration à distance.

SharePoint est un outil de gestion de contenu et de collaboration qui permet de créer des sites web internes, de gérer des documents et de faciliter le travail d’équipe. Il permet de partager et organiser des informations, tout en contrôlant l’accès et les versions des fichiers pour une meilleure gestion des connaissances.

OneDrive est un service de stockage cloud personnel qui permet de sauvegarder des fichiers, d’y accéder de n’importe où et de les partager facilement. Il permet de synchroniser des fichiers sur plusieurs appareils et de collaborer avec d’autres utilisateurs en temps réel, tout en assurant la sécurité des données.

Avec Microsoft 365, la collaboration entre équipes est optimisée grâce à un écosystème complet d’outils intelligents. Le partage instantané de fichiers via OneDrive et SharePoint permet aux utilisateurs d’accéder, modifier et commenter des documents en temps réel, où qu’ils soient. La communication simplifiée est assurée par des applications comme Microsoft Teams, offrant des discussions instantanées, des visioconférences et l’intégration de nombreuses applications métier. Enfin, la synchronisation en temps réel garantit que chaque modification est immédiatement enregistrée et visible par tous les collaborateurs, favorisant un travail fluide et efficace, sans perte de données.

Exemple en Normandie : Une PME de Caen spécialisée dans l’ingénierie utilise Teams pour organiser ses projets entre ses bureaux et ses équipes terrain.

Résultat : une réduction des courriels internes et une meilleure coordination des tâches.

Microsoft investit massivement dans la sécurité informatique avec des protections avancées contre les cyberattaques, la gestion des accès via Azure Active Directory, et le chiffrement des données.

Azure AD est un service de gestion des identités et des accès, basé sur le cloud. Il permet aux entreprises de gérer et de sécuriser l’accès aux applications, ressources et données de l’entreprise, tant pour les utilisateurs internes qu’externes grâce à des fonctionnalités telles que l’authentification multi facteur (MFA), la gestion des identités hybrides, la protection contre les attaques par hameçonnage, et un contrôle granulaire des accès aux applications. Cela permet d’assurer que seuls les utilisateurs autorisés accèdent aux données sensibles, tout en facilitant la gestion des identités à grande échelle.

Cas d’une entreprise à Rouen : A la suite d’un rdv avec nos experts normands, il a été convenu de ont migrer vers Microsoft 365 pour garantir la conformité RGPD de l’entreprise. En utilisant les centres de données européens de Microsoft, NORMATEAM assure une confidentialité optimale des données.

Votre entreprise est-elle bien protégée contre les cyberattaques ? Chez NORMATEAM, nous réalisons un audit de cybersécurité pour identifier les failles et vous proposer des solutions adaptées.

Microsoft 365 fonctionne sur un modèle cloud, ce qui permet de centraliser le stockage et la gestion des applications et des systèmes dans des serveurs distants, accessibles via Internet. Lorsqu’une mise à jour est nécessaire (qu’il s’agisse de correctifs de sécurité, de nouvelles fonctionnalités ou de versions améliorées), elle est déployée directement sur les serveurs cloud. Les utilisateurs ou entreprises n’ont pas besoin de gérer ces mises à jour manuellement sur chaque appareil.

Exemple concret : Une entreprise de logistique basée au Havre utilisait auparavant des licences Office classiques nécessitant des mises à jour manuelles. Avec Microsoft 365, elle a éliminé ces contraintes et gagne en productivité.

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En utilisant Microsoft 365, les entreprises ont moins besoin d’investir dans des serveurs physiques ou dans des infrastructures coûteuses pour gérer leurs applications et données. Tout est hébergé dans le cloud, ce qui réduit les dépenses en matériel et en maintenance.

Cas réel en Normandie : Une société de services en BTP a réduit ses coûts d’infrastructure IT de 30 % en migrant sa messagerie et son stockage vers Microsoft 365.

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Microsoft 365 est une solution cloud-first, ce qui signifie qu’une connexion internet est nécessairepour profiter pleinement des services. En cas de panne réseau, certaines fonctionnalités deviennent indisponibles.

Exemple en Normandie : Un cabinet d’expertise comptable à Alençon a subi une coupure internet, rendant temporairement inaccessibles ses fichiers OneDrive et ses courriels Outlook.

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Contrairement aux licences traditionnelles achetées une fois, Microsoft 365 repose sur un abonnement mensuel ou annuel. Sur le long terme, cela peut représenter un coût plus élevé.

Problème rencontré : Une TPE basée à Évreux a constaté que le coût de l’abonnement devenait plus élevé qu’un achat de licence unique. Pour une petite structure ayant peu de besoins évolutifs, cela peut être un frein.

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En choisissant Microsoft 365, les entreprises confient une partie de leur infrastructure à Microsoft. Bien que cela simplifie la gestion IT, cela réduit aussi la marge de manœuvre sur la configuration des serveurs et la gestion des données.

Témoignage : Une entreprise de service basée à Cherbourg a dû renoncer à certaines configurations avancées qu’elle pouvait gérer elle-même sur un serveur Exchange privé.

Bien que Microsoft 365 intègre des fonctionnalités de sécurité avancées, il reste une cible privilégiée des hackers. Le phishing, les ransomwares et les compromissions de comptes sont des menaces à ne pas sous-estimer.

Exemple récent : Une PME normande a subi une attaque de phishing sur son compte Microsoft. Heureusement, elle avait activé la double authentification, ce qui a permis de limiter les dégâts.

Microsoft 365 est une solution puissante et flexible, idéale pour améliorer la collaboration, la sécurité et la gestion des documents. Toutefois, il est crucial d’analyser les besoins réels de votre entreprise avant d’adopter cette plateforme. Nos experts informatiques sont à votre écoute pour échanger sur vos besoins et vous proposer les meilleures solutions.

Alternatives et solutions complémentaires

• Pour les entreprises nécessitant plus de contrôle sur leurs données, une solution hybride combinant Microsoft 365 et serveurs locaux peut être une bonne alternative.
• Renforcer la cybersécurité avec des outils de sauvegarde externe et des protections avancées est vivement recommandé.

Microsoft 365 s’impose comme une solution moderne et efficace pour les entreprises cherchant à améliorer leur collaboration, leur mobilité et leur sécurité. Cependant, il faut anticiper les coûts, la dépendance au cloud et les risques de cybersécurité.

Si vous êtes une entreprise en Normandie et que vous envisagez une transition vers Microsoft 365, les spécialistes informatiques de chez NORMATEAM peuvent vous accompagner via un audit informatique personnalisé et des conseils adaptés à votre structure.